Preguntas frecuentes

Un tablero de salas de reuniones para un edificio. Creas tus salas, invitas a quien puede usarlas, y reservan desde el móvil — una tarjeta por sala, el día de un vistazo, un toque para coger un hueco.

Está pensado para edificios donde cada uno trabaja para alguien distinto: espacios de coworking, incubadoras, oficinas de servicios. Ahí no hay un calendario de empresa al que enchufarse, así que Colega ni lo intenta.

Para quien lleva hoy la agenda de las salas — normalmente recepción o quien gestiona la comunidad. El competidor honesto es el cuaderno de papel del mostrador: gratis, instantáneo, nunca se cae. Colega tiene que ser más rápido que un bolígrafo o no merece pagarse.

Una cuota mensual fija por edificio. No por persona — el precio por asiento obliga a contar cabezas y dispara compras, que es justo lo que este producto existe para evitar.

Colega abre primero con unos pocos edificios. Apúntate a la lista de espera y te decimos el número para el tuyo.

Minutos. Recibes una dirección web, añades tus salas y tu gente, y estás funcionando el mismo día. No hay nada que instalar, ni hardware que comprar, ni paso de compras.

Abren la dirección web, ven una tarjeta por sala con el día de un vistazo, tocan un hueco y confirman. Dos toques. Recepción también puede reservar en nombre de cualquiera.

Sí, y en el ordenador. Es una aplicación web, así que no hay nada que descargar de una tienda: en el teléfono, "Añadir a pantalla de inicio" crea un icono con el nombre y el logo de tu edificio que abre directamente las salas, como cualquier otra app. Una sola versión, todos los dispositivos, y nada que IT tenga que instalar.

Sí. Lo subes en Ajustes y sustituye al nuestro arriba de cada página y en el icono de la pantalla de inicio, con tu nombre debajo. Tus normas de uso tienen una página propia, el horario de tu recepción y las instrucciones fuera de él van en cada reserva, y el tablero muestra nombres, empresas o nada, como prefieras. Tus miembros ven tu edificio; Colega es una línea pequeña al pie.

El registro de entrada. Diez minutos antes del inicio, quien reservó recibe un aviso por correo. Un toque y la sala es suya. Si no lo hace, a los 15 minutos la sala se libera sola y vuelve al tablero para quien la quiera.

La pantalla muestra RESERVADA antes del registro, EN USO después, y NO SE PRESENTÓ si se pasa el plazo. Un tablero que dice «reservada por Andrés» junto a una sala visiblemente vacía hace la vigilancia que antes hacía una tablet en la puerta.

Las salas siguen siendo reservables. Si fijas el horario de recepción, una reserva fuera de él recibe un aviso antes de confirmar y otra vez en sus correos, con tu propia frase sobre cómo entrar y a quién llamar. Esas horas se sombrean en la página de la sala, y nadie puede pedir a recepción un pedido a una hora en que no hay nadie.

Sí. Pon las salas que comparten tabique en un conjunto en Ajustes. A quien reserva una se le ofrece la otra, pero solo si está libre todo el tramo; un solo check-in cubre las dos, y recepción recibe un correo para abrir el tabique.

Por sala, si lo activas. El formulario de reserva muestra una casilla y una nota corta, catering, flores, equipo, lo que sea, y recepción recibe un correo con la sala, la hora, para quién y qué esperar. La nota va en el correo y no se guarda.

Sí, por edificio, de 00:00 a 24:00. Si no cerráis nunca, dilo y el día corre entero.

Sí — una línea libre por sala, tipo TV de 55" · Meeting Owl, que sale en la tarjeta de la sala y en el cartel impreso de la puerta. Es texto que tú controlas; Colega nunca se conecta a ningún dispositivo.

No. Imprime un cartel por sala — A5, A4 o A3 — y enmárcalo en la puerta. Escanear el QR muestra esa sala ahora mismo, libre u ocupada, y permite reservarla o registrar la entrada al momento. Una hoja plastificada es todo el despliegue de hardware.

Y si algún día quieres tablets, la pantalla del edificio funciona en cualquiera: al tocar una sala se abre su día completo.

A cualquiera. Un despacho de abogados de la tercera planta, un autónomo con Gmail, un equipo de visita una semana. Como Colega no está enchufado al Microsoft ni al Google de nadie, no hay dominio que coincidir ni que bloquear. Si puedes escribirles un correo, puedes darles una sala.

Escriben su correo y tocan el enlace que les llega. No existen contraseñas en el sistema, así que no hay nada que restablecer ni base de contraseñas que filtrar. Las sesiones duran 90 días, para que nadie que escanee un cartel acabe rebotado a su bandeja de entrada.

Dales un pase con fecha de fin. Reservan igual que un miembro hasta ese día, y entonces se apaga solo: sus sesiones terminan, sus reservas futuras se liberan y reciben un correo. Nadie tiene que acordarse de revocar nada.

Sí. Desactivar a un miembro cierra sus sesiones en todas partes a la vez y cancela sus reservas futuras. Es un toque.

Su correo de acceso ofrece un enlace por edificio y elige. Colega nunca adivina, y al formulario de acceso jamás se le dice dónde es miembro nadie. Una vez dentro, puede cambiar de edificio desde su propio menú sin volver al correo.

Sí: recepción le activa el Modo Asistente y podrá reservar en nombre de otras personas además de para sí misma. Aparece como una franja azul en su aplicación, para que nunca sea un poder oculto.

Quien vaya a usar la sala recibe la confirmación y el recordatorio, y solo esa persona puede registrar la entrada — porque registrar la entrada afirma que alguien está en la sala, y eso solo lo puede decir con verdad quien esté allí.

No, y es a propósito. En un edificio donde cada uno trabaja para una empresa distinta no hay un calendario común al que conectarse — y conectarse a uno significaría entrar en el dominio de esa empresa, que es exactamente lo que impediría invitar a gente de fuera.

La información va en un solo sentido, hacia fuera: cada reserva llega como invitación por correo, y cada persona puede suscribirse a un feed personal para que sus reservas aparezcan (y desaparezcan) en el calendario que ya usa.

No, porque no existe. La base de datos no tiene columna para el asunto. Aunque escribieras «plan malvado para conquistar el mundo», lo que ve cualquier otra persona es «la reunión de Andrés» — y eso incluye a tu administrador y a nosotros.

Sí, es un ajuste del edificio. En un club de miembros los nombres crean comunidad; entre firmas competidoras filtran información de negocio. También puede mostrar el nombre de la empresa en lugar del de la persona. Con ambas opciones desactivadas, la pantalla dice simplemente «Reservada».

Sí. Cada miembro puede tener una empresa, y el tablero muestra nombres, empresas o nada, como prefieras. Entre empresas competidoras, el nombre de la empresa dice lo justo; en un club de socios, los nombres crean comunidad.

Sí. Recepción y los admins pueden reservar para un invitado externo por su nombre. La sala simplemente queda reservada: sin correo de check-in, sin liberación. Es lo adecuado para el rector, el auditor, el equipo de visita.

Casi todo. Recepción lleva el edificio en el día a día: salas, miembros, bloqueos fijos, analíticas y ajustes. Lo único que no puede hacer es borrar una sala o borrar el edificio. Los admins reciben una nota corta una vez al día con lo que cambió recepción, así que nada ocurre a sus espaldas.

Nada. No hay software que instalar, ni extensión de navegador, ni integración con el directorio, ni acceso a los sistemas de ninguna empresa. Pásales la página de seguridad — está escrita para acabar la revisión en una lectura.

Si aun así vuestra organización tiene un proceso formal de evaluación, el dosier de aprobación de IT (en inglés) responde sus preguntas en el orden en que las piden los formularios — y empieza ayudándote a saber si hace falta evaluación siquiera.

Por persona: un nombre, un correo y si es miembro o administrador — más una fecha de fin si es una visita. Por reserva: la sala, las horas, quién la reservó y cuándo registró la entrada. Ya está.

Ni asuntos de reunión, ni contenido de calendarios, ni contraseñas, ni datos de tarjeta, ni seguimiento de ubicación.

Seis meses después de que ocurra, una reserva se borra automáticamente. Lo que queda es un recuento por sala y mes, reservas, horas, ausencias, que no nombra a nadie, así que tu historial de uso se conserva. Cada miembro ve sus propios seis meses en Reservas anteriores.

Inglés y español, hoy. El idioma es un ajuste del edificio y lo sigue a todas partes: la app, las pantallas de administración, todos los correos, los carteles de las puertas. Quien trabaja en un edificio en inglés y otro en español ve cada uno en su idioma.

Una cookie de sesión esencial, y una segunda que solo lleva un número (en cuántos edificios estás). No hay cookies de publicidad, seguimiento ni huella digital — así que no hace falta banner.

Sí. Pides y recibes: exportación completa en CSV de los miembros, salas y reservas de tu edificio, o el borrado total, en un plazo máximo de 30 días — normalmente esa misma semana. Sin permanencia ni juegos de retención.

En la UE, y fijado: la base de datos se creó con una restricción de jurisdicción que solo puede establecerse al crearla, así que nadie puede cambiarla luego. La replicación de lectura está desactivada, de modo que no hay copias en otras regiones.